Notulen bestuursvergadering

Iedere 1e woensdag van de maand vergaderd het bestuur. De notulen van de laatste vergadering vindt u hieronder.

Tevens staan de notulen van de laatste jaarvergadering onderaan de pagina.

Agenda bestuursvergadering 04-01-2017

Aanwezig: Sandra, Yvonne, Gert Jan, Arnold, Linda, Manuel, Marjo, Sylvia, Marit, Lisa, Mary, Carola

Opening 19.48 uur

Takenpakket Evenementencommissie:

Sintekerstuitje
Nieuwjaarsreceptie
Turnwedstrijd
Tentenkamp
Filmavond
Strandtraining
Onderlinge wedstrijden in de wintermaanden
High tea voor vrijwilligers
Vriendinnendag

Overige ideeën:

Uitwisseling turnvereniging

Doel is om eens per 2 maanden een evenement te doen.

Filmavond tijdens bijvoorbeeld JSP is makkelijk te organiseren en we houden er leden aan over.

Leden zijn enthousiast. De organisatie loopt beter dan vorig jaar. De taken zijn meer verdeeld.

Evenementencommissie uitbreiden:

Er wordt nog een moeder gevraagd om mee te helpen organiseren. Dit omdat er nu maar 2 volwassenen in de commissie zitten.

Takenpakket PR commissie:

Zomerfeest Helderse vallei
Jsp
- Wanneer Elf weer beter is.
Springfair
T Shirts verkoop promoten
Beheer trainingspakken en t-shirts
Timmerdorp ’t Zand
Harddraverijvereniging Prins Hendrik 10 september
Uitwisseling turnvereniging
Menmarathon Stroe
Open les Wironruiters
Demo’tjes Noot?
Promotie voltigekamp

We moeten op de website een stukje plaatsen over het nut van demo’s voor de vereniging.

Voltigekamp:

We willen de PR commissie vragen het kamp te promoten bij de voltigeurs. Nu weten veel verenigingsbesturen wel dat we kamp houden maar de voltigeurs zelf vaak niet. Dit kunnen we oplossen door bijvoorbeeld flyers op wedstrijden etc..

Slaapplaatsen moeten we nog regelen. Er kunnen geen 65 man in onze schuur. Tentjes vinden we geen optie.

Scouting gebouw in Julianadorp kunnen we vragen. Linda gaat dat regelen.

Mary stelt voor om 2x per jaar ledenvergadering te houden.

Paard:

Er wordt slecht gereageerd in de app wanneer er nieuwe paarden voorgesteld worden. We moeten serieus vaart gaan maken. Wanneer er een week gewacht wordt met reageren is het paard al verkocht voordat we contact opnemen. Lastig is dat het budget heel klein is.

Er staat 2200 euro op de spaarrekening.

Communicatie:

Er wordt veel geklaagd over communicatie. We weten echter niet zo goed hoe we dit moeten verbeteren. We hebben per team een app, alle info staat op de website. Er wordt ook veel gecommuniceerd via facebook. Echter vaak krijgen we geen reactie op berichtjes die van belang zijn. We vinden het voorstel van een extra ledenvergadering wel een goed idee.

Gert Jan stelt voor om de leden uit te leggen dat we hier heel erg ons best in doen maar niet weten hoe we het beter kunnen doen.

Ook wordt er voorgesteld om een enquete te maken en eens te peilen wat de leden nu eigenlijk van de vereniging vinden. Arnold wil hier wel een opzet voor maken.

In de enquete moet komen hoe de leden willen dat er gecommuniceerd wordt, wat ze van de trainingen vinden, of ze het naar hun zin hebben in de teams, of ze de nevenactiviteiten leuk vinden, tips en tops.

Verder moet er een aparte enquete komen voor ouders en leden.

Rondvraag:

Vergadering met commissies minimaal 2- 3x per jaar. Misschien wel de week voorafgaand aan de ledenvergaderingen. Het zou leuk zijn als de commissies dan ook aan ons dingen kunnen vragen en opperen.

Ledenvergadering voltige

Datum: 20-07-2016

Aanwezig: Marjo, Ramon, mariska, Debbie, Marit, Edwin, Veronica, Jet, annelies, Gea, astrid, Marcel, Linda, Arnold, Yvonne, Sandra, Sylvia, Michiel, Gert Jan, Mary, Mirna, Lisa, Selina, Lynn.

Stand van zaken:

We hebben op het ogenblik 4 teams in de vereniging. Dat gaat voorspoedig. We zijn als vereniging kwetsbaar ivm dat als een paard uitvalt we meteen leden kwijtraken maar dit gaat hartstikke goed. De kinderen hebben plezier in de training en die nieuwe trainers doen het goed. Alle teams hebben als doel plezier in de sport te hebben, waarbij sommige teams meer als wedstrijdsportteam fungeren als anderen. We willen een paard kopen omdat de vereniging zelfstandig voort moet kunnen bestaan.

We zijn super blij met Noot, we trainen tegen een laag tarief en mogen bijna altijd trainen wanneer we willen.

Team 4:

Het gaat heel goed. Er zitten 6 kinderen in het team waarvan er 4 op wedstrijd gaan. De kinderen starten leuk op wedstrijden. Jammer is dat de kinderen niet altijd op de training aanwezig zijn, waardoor de kür steeds gewisseld moet worden. Doel is om één vaste kür te maken en die door te trainen en niet steeds te wisselen. Verder gaan er steeds meer oefeningen in galop gedaan worden en wordt aan het zelfvertrouwen gewerkt. Wanneer er kinderen niet naar een wedstrijd kunnen en het team niet compleet is gaat het hele team niet naar wedstrijd.

Team 3:

In dit team zitten 5 voltigeurs. De trainers zijn trots op de meiden. Het gaat goed op wedstrijden en ze zijn zelfs al een keer 2^e geworden. Doel is om de opsprong in galop te gaan doen waarna het team een klasse hoger kan gaan starten. Verwacht wordt dat dit halverwege volgend jaar gaat lukken.

Amoreno is braaf, zeer ontspannen en doet op wedstrijden ook nooit gek.

Team 2:

Carola heeft het trainen van dit team begin dit jaar overgenomen van Marischa. Sinds 2 maanden is Sylvia co-trainer geworden, met name om continuïteit te garanderen als Carola op wedstrijd is. We hadden voorheen wat problemen, mat name met het luisteren en meewerken van de kinderen, maar dit gaat steeds beter. Wel willen we nog teambuilding gaan doen, maar hoe daar zijn we nog over in beraad. Doel voor dit team is om een klasse hoger te starten, echter daar zijn we nog ver van af dus dit gaat tijd en training vergen.

Team 1:

Team 1 doet dit jaar mee aan het NK in de klasse L. Ze hopen hier hoog te eindigen aangezien ze op wedstrijden ook steeds hoog eindigen. Nu doen niet altijd alle teams mee aan de wedstrijden dus dit zegt niet alles, maar het is een goed doel. Ook dit team wil volgend jaar een klasse omhoog. Echter dit kan Elf niet trekken aangezien ze dan met 3 personen tegelijk op het paard gaan en Elf ook al 26 is. Team 1 traint heel hard, gaan van de zomer extra trainen omdat er wel eens een training uitvalt door internationale wedstrijden. Wanneer de trainers er niet zijn traint het team zelfstandig, wat super knap is. De sfeer in het team is heel goed.

Solisten:

We hebben een heleboel solisten. Op dit moment doen Ramon, Marit, Mariska, Emma, Debbie, Carola en Esther solo en Carola en Esther doen samen duo als ook Debbie en Yvonne. De solisten zijn vorig jaar begonnen met wedstrijd starten en het duo gaat dit in oktober doen. Esther en Carola gaan naar het WK en het NK waardoor de training 20 en 27 augustus niet door gaat.

Vraag tussendoor:

Hoe ondersteunen de trainers elkaar. De ‘beginnende’ trainers kunenn vragen altijd in de app stellen. Verder trainen Marjo, Carola en Esther naast de beginnersles dus als er tijdens de lessen vragen zijn dan kunnen ze altijd langskomen. Ook als er andersom iets gezien wordt dan lopen we er even heen en geven we meteen tips and tricks.

Paarden:

De paarden zijn het belangrijkste wat we hebben. We hebben er maar 2 per team dus we zijn er heel zuinig op. Harde landingen etc. proberen we echt te voorkomen want als een paard het niet meer leuk vind dan kunnen 12 kinderen niet meer trainen.

De paarden die nu lopen zijn Elf (eigendom Esther), Elimar (Carola), Amoreno (manege), Elvis (Carola).

Nolan staat op de manege en wordt betaald door de vereniging. Nolan staat daar in plaats van Elf. Deze ruil hebben we gedaan omdat we goedkoper kunnen trainen wanneer we een paard op de manege gestald hebben, maar elf heel ongelukkig wordt als we die op de manege zetten. We hebben de paarden daarom omgeruild.

We sparen heel hard voor een nieuw paard. Dit doen we mede door het voltigekamp in het najaar te organiseren. Elf wordt echt te klein voor team 1, dus zeker voor dit team is het belangrijk dat er een nieuw paard komt. Voor dit kamp vragen we de hulp van alle ouders. Dit is o.a. rijden naar het zwembad en de manege, opruimen, helpen met eten etc. Er worden zorgen geuit over het slapen in tenten. Wanneer het slecht weer is mogen we echter de tenten in de binnenbak zetten.

Financiën:

We hebben op dit moment 2430 euro op de spaarrekening. De financiële situatie is op dit moment ongeveer gelijk aan de situatie aan het begin van dit jaar. We zijn verder bezig om de afspraken met Noot op papier te zetten daar dit een mondelinge afspraak betrof. Arnold is bezig alle bankgegevens op zijn naam te krijgen wat nog niet helemaal gelukt is. KvK is wel geregeld inmiddels.

De contributie moet de lopende kosten dekken. Geen winst en geen verlies. Alle extra’s zoals het kamp en demo’s worden gebruikt om onvoorziene kosten te dekken. We moeten met zijn allen scherp op de kosten zijn, we kunnen het niet veroorloven om grote uitgaven te doen, aangezien we ook een financiële buffer nodig hebben.

Regels m.b.t. sponsoring op shirts en dekken staan in het algemeen wedstrijdreglement.

Evenementencommissie:

We hebben tot nu toe het zomerkamp, bounz, de fotoshoot, het vrijwilligersuitje, de filmavonden en de nieuwjaarsborrel georganiseerd en er komt nog ‘zon zee en ton’ en de haloweenwedstrijd.

PR commissie:

Manuel, Sandra en Mary zitten in de pr commissie en proberen zoveel mogelijk bekendheid te geven aan voltige en de vereniging. Het afgelopen jaar zijn ze bezig geweest met wedstrijdkleding. Wedstrijdpakjes en trainingspakken. Hierbij hebben Sylvia en haar moeder en Morena geholpen. We hebben een demo gedaan op het jubileumfeest van de Helderse vallei, en hier konden de kinderen ook voltige uitproberen. Hetzelfde hebben we gedaan op de springfair in Julianadorp. Bij de eerste hebben we ronde de 41 euro opgehaald, bij de tweede 125 euro. Ook is de pr commissie betrokken geweest bij het jeugd sport plan. Dit heeft ons een aantal nieuwe leden opgeleverd. De pr-commissie is verder actief op facebook, qua aandacht voor de sport en de vereniging. Gepland is het lentefeest bij de Helderse vallei en de springfair in Julianadorp voor volgend jaar en we willen ook graag naar het timmerdorp in ’t Zand. Villa Pardoes gaat niet door.

Er is een concept gemaakt voor een flyer die we kunnen uitdelen op demonstraties etc. Deze gaat ter beoordeling naar het bestuur. Manuel heeft hier een grote hand in gehad. Ook zijn er stickers gemaakt die potentiele nieuwe leden kunnen sparen waarmee ze dan hun proeflesgeld terug kunnen krijgen als korting op het eerste lidmaatschap.

Ideeën etc kunnen aan de evenementencommissie doorgegeven worden.

Communicatie binnen de vereniging is van wezenlijk belang voor de vereniging. De afspraak hierin is dat info die voor een team van belang is, zoals hoe laat aanwezig op een wedstrijd, via de teamapp gaat. Info die voor de hele vereniging is, zoals uitjes etc, staat op facebook. Officiële info, zoals uitnodigingen voor vergadering en info over lidmaatschappen gaan via de mail.

Daarnaast wordt alles ook via de trainers gecommuniceerd.

Bestuur:

Marischa is gestopt wegens tijdsgebrek, Greet is gestopt omdat haar pleegkind terug naar haar moeder is gegaan. Ze heeft het daarna nog 2 jaar volgehouden maar is nu toch gestopt. Arnold heeft de functie van penningmeester overgenomen. Sylvia is als lid in het bestuur gekomen. Gert Jan is ook lid binnen het bestuur. Carola is secretaresse. Marjo is voorzitter.

Actiepunt: contactpersoon. Dit is in eerste instantie de trainer van het team (van je kind). Als die er niet uitkomt dan vraagt die het na of wijst je door. Officiële zaken zoals klachten etc. kunnen bij het bestuur gemeld worden via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..">Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Rondvraag:

Mary: misschien een groepje formeren om de croudfunding van de grond te krijgen. Arnold spreekt veel bedrijven aan om te vragen om te sponsoren. Hij is er actief mee bezig.